Persondatapolitik for bestyrelsesmedlemmer

Vandmiljø Randers behandler som led i din ansættelse i vores bestyrelse personoplysninger om dig, og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan dine data behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret.

Databeskyttelse

For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

I tilfælde af, at de beslutninger, vi har behov for at træffe, er afhængige af, at vi kan behandle biometriske oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold om dig, gennemfører vi en analyse af konsekvenserne af databehandlingen for din privatlivsbeskyttelse. Konsekvensanalysen gennemføres, før vi begynder at behandle dine personoplysninger.

Dataansvar

Vandmiljø Randers er dataansvarlig for de personoplysninger vi indsamler om dig, og dermed ansvarlig for at sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vandmiljø Randers har udpeget en dataansvarlig, som har til opgave at sikre, at regler og procedurer i forhold til behandling af dine personoplysningerne som bestyrelsesmedlem overholdes i det daglige. Har du spørgsmål til behandlingen af personoplysninger i personaleadministration i virksomheden, kan du kontakte:

Kontaktperson: Direktør Peter Christensen
Adresse: Ny Havnevej 20, 8960 Randers SØ
Telefonnr.: 3841 1220

Formålet med behandlingen af personoplysninger i bestyrelsesarbejde

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med håndteringen af dine opgaver som bestyrelsesmedlem i Vandplanudvalget samt ved vores løbende kontakt med dig.

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Det sker fx, når vi har brug for at registrere dig som bestyrelsesmedlem i ESDH systemets Web-portal, offentliggøre dine kontaktoplysninger på Vandplanudvalgets hjemmeside samt i referater, nyhedsbreve og lignende.

Vi behandler oplysninger om dig under det samlede formål ”Administration af bestyrelsesmedlemmer”.

Hvis vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi starter databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Typer af personoplysninger

I forbindelse med oprettelsen af dig som bruger, vil vi behandle almindelige personoplysninger om dig, der blandt andet omfatter:

Almindelige personoplysninger

• Navn
• Kontaktoplysninger (adresse, telefonnummer og e-mailadresse)

Ovenstående liste må ikke anses for udtømmende.

Følsomme personoplysninger

Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig.

Omfanget af data

Inden vi behandler dine personoplysninger, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser over for offentlige myndigheder eller på vores daglige forretningsdrift.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data det er nødvendigt at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de personoplysninger, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi vil gerne være sikre på, at vi kun behandler personoplysninger, der er nødvendige for vores bestemte formål. Derfor er det i videst muligt omfang indlejret i vores IT-systemer, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også automatisk, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde Vandplanudvalgets forpligtelser i forhold til bestyrelsesarbejdet, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning.

Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Vandmiljø Randers behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Herudover beskriver interne regler om informationssikkerhed, herunder procedurer og instrukser hvorledes personoplysninger skal behandles.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

• Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt, herunder fremsendelse af links i stedet for vedhæftning af dokumenter.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Vandmiljø Randers.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Vandmiljø Randers.

Videregivelse af personoplysninger

Videregivelse af personoplysninger skal være sagligt begrundet og i øvrigt være nødvendig for varetagelsen af en berettiget interesse for dig eller for Vandmiljø Randers. Videregivelse til formål, der er uforenelige med de formål, som ligger til grund for Vandmiljø Randers’ behandling, må ikke ske.

Uanset om vi videregiver dine personoplysninger til samarbejdspartnere, som er bosiddende i lande inden for eller uden for EU, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller blandt andet krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Overladelse af personoplysninger

Vi overlader som led i vores administrationen af bestyrelsen personoplysninger til eksterne databehandlere. I sådanne situationer sikrer vi os, at databehandleren overholder god databehandlingsskik gennem bl.a. indgåelse af databehandleraftaler.

Dine rettigheder

Indsigtsret

Du kan ved henvendelse til nævnte kontaktperson få oplyst, hvilke personoplysninger og hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler om dig, samt hvad formålet med behandlingen er. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og til parter inden for og uden for EU. Din indsigtsret kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og til immaterielle rettigheder.

På vores hjemmeside finder du en blanket, du skal udfylde ved anmodning om indsigt. Fristen fra anmodning om indsigt i sine egne personoplysninger, til der er givet indsigt, er i almindelige sager 1 måned. I særlige tilfælde, dvs. hvis der er komplekse forhold, kan fristen udvides til 3 måneder.
Medarbejderen kan få materialet tilsendt pr. mail eller som papirudskrift. Det aftales med den dataansvarlige.

Indsigelsesret

Du skal dog være opmærksom på, at en eventuel tilbagekaldelse kan være i strid med Vandmiljø Randers’ væsentlige interesser, og at tilbagekaldelsen i så fald kan få konsekvenser for dit ansættelsesforhold. Der vil endvidere være visse personoplysninger, som vi vil kunne behandle uden dit samtykke, såfremt vi har en berettiget interesse i behandlingen, og at hensynet til dig ikke overstiger denne interesse.

Ret til berigtigelse

Vi kontrollerer, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine personoplysninger løbende, når du meddeler os ændringer.

Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, ukorrekte eller vildledende, har du ret til at få dem rettet.

Da vores administration er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Vi beder dig også selv sørge for, at de oplysninger, som vi har registreret på dig, er korrekte.

For at sikre kvaliteten af dine personoplysninger har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine personoplysninger.

Sletningsret

Vi vil i hele din bestyrelsestid og i op til 6 år efter en fratrædelse opbevare dine personoplysninger. Almindelige personoplysninger, lønforhold undtaget, slettes som udgangspunkt efter 5 år efter fratrædelse. Under hensyn til varetagelse af offentlige forpligtelser og til brug for eventuelle retslige tvister, kan vi dog opbevare dine personoplysninger i længere tid.

I nogle tilfælde vil vi dog have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger tidligere. Dette gælder, hvis du fx trækker et samtykke tilbage, eller hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt, og senest 1 måned efter henvendelsen. Du kan også kontakte den dataansvarlige, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.